Pourquoi et comment organiser un webinaire pour optimiser les conversions ?

Traditionnellement, la participation à des salons ou l’organisation de conférences offraient un espace aux entreprises pour parler de leurs produits, présenter leur offre, valoriser leur expertise. La crise du Covid aidant, ces types d’événements ont « migré » sur le web. Désormais incontournables sur les marchés B2B, les webinaires, également appelés webinars, remplacent efficacement et à moindre coût les conférences en présentiel. Mieux, ils facilitent grandement l’acquisition de leads. On vous explique pourquoi.

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Contraction entre « web » et « seminar », séminaire en bon français, un webinaire désigne tout simplement une conférence qui se tient en ligne. Rendu populaire par la récente pandémie, un webinaire permet d’inviter plusieurs centaines de personnes dans un auditorium virtuel mis à disposition sur une plateforme dédiée.  

D’une durée variable (entre 30 et 90 minutes), le webinaire offre de nombreuses possibilités. L’orateur principal peut, classiquement :

• diffuser une présentation PowerPoint ;
• mais également des vidéos ;
• ou proposer des documents à télécharger.

Autre intérêt des webinars : l’interactivité. Les plateformes proposent en effet des modules de tchat permettant à l’audience de poser des questions ou de répondre à des quiz et des sondages au cours de la présentation.

À qui s’adressent les webinars ? Avec le développement massif du télétravail, ce format de communication peut être utile en interne, pour organiser des réunions ou des formations. Les webinaires, et c’est ce qui nous intéresse ici, peuvent surtout s’adresser à un public externe, qu’il s’agisse de présenter votre offre ou vos services ou aborder une thématique en lien avec votre activité.

À souligner, les webinaires sont accessibles partout, à condition de disposer d’une connexion internet. Ils sont par ailleurs, pour la plupart, enregistrés. Les replays peuvent ainsi être visionnés par les personnes qui n’ont pu être présentes.

Zoom sur les avantages d’un webinaire

Si les webinaires sont désormais très prisés, ce n’est pas seulement à cause du contexte épidémique. C’est également qu’ils offrent de nombreux avantages.

Une logistique simplifiée avec, à la clé, des économies substantielles

Fini le stress de l’organisation « en présentiel » vu qu’aucun déplacement n’est à prévoir pour les participants qui peuvent d’ailleurs désormais venir du monde entier. Plus de limite physique pour une meilleure visibilité ! Puisque tout se déroule en ligne, les tracas habituellement liés à l’organisation d’un event disparaissent. En effet, il n’est plus besoin de :

• louer une salle équipée ;
• s’occuper du catering ;
• gérer l’accueil des participants.

Conclusion : des coûts en baisse.

Une gestion des inscriptions optimisée

Les plateformes qui proposent des services de webconférence l’ont bien compris. Proposant un panel de services pour :

• recruter des internautes ;
• gérer les inscriptions ;
• suivre en temps réel les comportements des participants lors du webinaire.

Qu’il s’agisse de :

• recueillir les données de contacts (téléphone, adresse de courriel) ;
• monitorer le taux de participation, l’engagement des participants ;
• recueillir des avis.

Un webinaire est une source de données et de statistiques particulièrement riche à exploiter. À vous de vous en saisir pour :

• mieux comprendre vos prospects ;
• contacter les personnes qui ont manifesté un intérêt marqué à votre présentation ;
• ou encore analyser vos points forts et vos points faibles.

Une interaction facilitée avec vos prospects

S’il est enjeu important pour une entreprise, c’est bien de susciter l’engagement de son public cible. La clé ? L’interactivité ! Lors d’un webinaire, rien n’est plus simple pour les participants, grâce au système de tchat proposé, que de poster des commentaires ou de poser des questions en direct.

À l’inverse, il est désormais beaucoup simple pour le conférencier de « dynamiser » sa présentation en jouant avec des quiz ou des sondages. Organiser un webinaire favorise ainsi l’établissement d’une relation, d’un investissement fort, entre votre entreprise et sa cible.

Des contenus à exploiter

S’il favorise l’engagement de vos prospects, un webinaire est également une formidable source de contenu. En effet, une fois enregistrées et montées, les vidéos que vous pourrez en tirer seront aisément publiables sur votre chaine YouTube et vos réseaux sociaux. Des contenus qui valoriseront votre offre, le sérieux de votre expertise, mais surtout qui pourront être largement partagés par vos followers ou par des blogs spécialisés. De quoi, en travaillant bien sa stratégie marketing de contenus, faciliter l’acquisition d’une audience qualifiée.

Le webinaire est-il adapté à votre entreprise ?

Nous l’avons souligné plus haut, parce qu’il remplace désormais les séminaires, les réunions d’affaires, ou la participation à des salons, souvent coûteux, le webinaire est un outil accessible aux plus petites entreprises. Celles-ci peuvent enfin concurrencer les plus grands acteurs de leur domaine en termes d’audience et de visibilité.

Ceci posé, le format webinaire n’est pas un médium favorisant la simple promotion de ses produits. Il convient plutôt au partage de connaissances, à la communication autour d’une expertise thématique. En d’autres termes, l’outil est mieux adapté aux entreprises qui opèrent en B2B.

Comment organiser et réussir votre webinaire ?

Comme pour tout événement, même s’il se déroule online, la clé du succès tient en un mot : l’organisation. Mieux il sera préparé, plus votre webinaire aura de conséquences commercialement positives.

Avant le webinaire, bien se préparer

1. En premier lieu, identifiez précisément l’audience que vous souhaitez cibler. Donc, en fonction de celle-ci, choisissez un sujet, en lien avec votre domaine d’expertise, susceptible de l’intéresser. En ce sens, il s’agira de s’informer sur les besoins spécifiques de votre audience cible.
2. Pour donner du poids à votre événement, n’hésitez pas à solliciter un ou des experts du sujet choisi : outre qu’ils apporteront du prestige à votre webinaire, leurs interventions contribueront à booster votre nombre d’inscrits.
3. Pour être efficace, un webinaire laisse peu de place à l’improvisation. Il s’agira ainsi de plancher sur le conducteur de votre événement : aussi court votre webinaire soit-il, sans un script bien préparé, vous risquez de perdre le fil et… votre audience par la même occasion.
4. En amont, travaillez le format de votre présentation : qu’il s’agisse d’une intervention orale ou d’une présentation PowerPoint, l’objectif premier est de ne pas « barber » votre auditoire. Sur vos slides, misez sur une présentation épurée, enrichie en visuels, qui décline des messages forts. Autre conseil : faites court, face à un ordinateur l’audience a tendance à rapidement se dissiper.
5. Soignez la communication. Pour être sûr de recruter des participants, usez de tous les outils à votre disposition pour faire la promotion de votre webinaire : bannières sur votre site ou votre blog, posts sur vos réseaux sociaux, invitation par courriel envoyée à votre base… Tout est bon.
6. Qui dit webinaire dit landing page pour l’inscription. C’est l’étape cruciale à ne pas rater puisqu’elle vous permettra de constituer une base de leads. Pour ce faire, créez – vous ou votre prestataire – une landing page efficace :
   • Rédigez une présentation claire de votre webinaire, en soulignant les bénéfices que les participants pourront en retirer ;
   • Présentez vos intervenants et le sujet de leurs interventions ;
   • Insérez un formulaire d’inscription court (pour récupérer les mails notamment) ;
   • N’omettez pas, c’est une erreur récurrente, de rappeler (et de mettre en évidence) la date et l’heure de l’événement ;
   • Enfin, assurez-vous d’envoyer un courriel de confirmation qui reprend les éléments de la landing page.
7. Dernier point, pour les personnes inscrites, prévoyez d’envoyer plusieurs rappels (une semaine avant, deux jours avant, le jour J) avant votre webinaire.

Le jour J, misez sur l’interactivité

1. Le jour de votre webinaire, tâchez d’être en avance. Outre que vos participants n’apprécieront pas votre retard, se connecter au moins 20 minutes en amont vous permettra d’effectuer les dernières vérifications techniques (caméra et micro) et de vérifier que la connexion internet est bonne. Autre point : équipez-vous avec du matériel de qualité (une caméra HD par exemple).
2. Soignez votre page d’attente. C’est le premier contact que vos participants auront avec votre événement : plutôt que de laisser une page vide, proposez des informations sur le contenu du webinar, sur les intervenants et problématiques abordées.
3. Pour capter votre audience, misez sur l’interactivité. Il existe de nombreux outils qui permettront d’animer votre présentation et la rendront plus engageante. Ne négligez pas par ailleurs de répondre, lors de temps de pause dédiés ou à la fin de votre présentation, aux questions qui ont été posées dans le tchat.

Après le webinaire, capitaliser sur les inscrits

Une fois l’événement achevé, tout commence ! Pour transformer les participants de votre webinaire en clients, n’oubliez surtout pas, en usant de la base des personnes inscrites, de les recontacter. A minima, envoyez un courriel pour les remercier de leur présence et, si vous avez enregistré votre webinaire, n’hésitez à leur transmettre un lien vers les vidéos (idéalement hébergées sur votre site).

Quels outils pour réaliser votre webinaire ?

Boosté par la crise du Covid, le marché de la webconférence s’est beaucoup étoffé, nombreux sont les acteurs proposant leur solution pour organiser un webinaire. Parmi la pléthore de plateformes proposées, quelques-unes tirent leur épingle du jeu :

• Zoom : avec la crise, ce service de visioconférence est rapidement devenu incontournable. S’il propose de nombreuses fonctionnalités gratuites, il faudra néanmoins s’abonner si vous comptez organiser un événement qui compte plus de 100 personnes.
• GoToWebinar : cette solution, plutôt premium, permet d’organiser des webinars accueillant jusqu’à 1 000 personnes en simultané. À noter, GoToWebinar propose un essai gratuit de 7 jours, de quoi se faire une idée du service proposé.
• Cisco Webex : grand concurrent de Zoom, Cisco Webex est un outil pour organiser des webinaire fiable et abordable, qui permet d’inviter jusqu’à 3 000 participants. Tout comme Zoom, la plateforme propose une offre gratuite.
• Webinar jam : cette solution fonctionnelle permet de réunir jusqu’à 5 000 personnes lors d’un webinar. Comparée à ses concurrents, elle n’offre néanmoins que le strict nécessaire.
• Livestorm : challenger de Zoom, cet outil vous offre la possibilité de regrouper jusqu’à 1000 participants et, c’est un bon point, de co-présenter vos webconférences. Gros plus, l’outil propose un système d’animation en direct.

Si le service de webinaire que vous avez sélectionné ne propose pas d’outils pour animer votre événement, il existe des services spécialisés. Klaxoon ou Kahoot, par exemple, sont deux plateformes qui permettent de créer des quiz interactifs, des sondages ou, même, des paperboards virtuels.

Dernier conseil, vous l’avez compris organiser un webinaire demande du temps et l’organisation : recruter une agence web pour vous accompagner vous facilitera grandement la tâche.

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