5 bonnes pratiques pour collaborer sereinement avec son agence éditoriale

L'équipe hREF
7 janvier 2022

Découvrez nos conseils pratiques pour bien collaborer avec l’agence web que vous avez choisie pour prendre en charge vos contenus rédactionnels, et comment optimiser vos échanges pour gagner du temps et obtenir satisfaction.

Une agence éditoriale : un plus pour votre entreprise

Travailler en collaboration avec une agence de rédaction web vous permet de bénéficier de compétences pointues dans le domaine de la communication (de la communication digitale notamment), et de pouvoir faire réaliser en urgence des contenus si vos équipes internes ne sont pas en mesure de les prendre en charge pour diverses raisons : soit par manque de temps, soit parce que vos employés ne sont pas à l’aise à l’idée de s’aventurer dans un domaine qu’ils ne maîtrisent pas, soit parce que vous ne souhaitez pas recruter, etc.

© Marvin Meyer – Licence Unsplash

Ce type de collaboration vous donne l’opportunité de rester focaliser sur le développement de votre activité et sur le savoir-faire qui garantit votre succès, tout en prenant un peu de recul vis-à-vis de vos textes ou de vos campagnes marketing grâce au regard extérieur apporté par des pros du secteur de la com. Vous pouvez ainsi recentrer votre attention sur la stratégie éditoriale, et le pilotage de la production des contenus rédactionnels.

En tant que prestataire de service, votre agence webmarketing vous accompagne au jour le jour dans la résolution de l’ensemble de vos problématiques de communication, telles que le développement et la rédaction de vos contenus, la conception de vos campagnes, comme de vos besoins en termes de notoriété en ligne et de visibilité de vos sites et web.

Toutefois, pour que cette collaboration soit efficace, la relation qui unit votre entreprise à l’agence SEO doit être basée sur des fondations saines et claires, avec des règles de travail pensées et négociées en amont et des objectifs à atteindre clairement établis.

1. Travaillez de concert en co-concevant le brief

Pour commencer, il est indispensable de bien encadrer la mission en précisant les objectifs, les attentes, le budget dédié, les différents supports de communication, etc. En organisant une réunion initiale de cadrage avec l’ensemble des parties prenantes, il vous sera possible de définir les étapes du projet de communication et les décisions à prendre, tout en écartant les éventuelles incompréhensions et méprises pour partir sur de bonnes bases.

© Kaleidico – Licence Unsplash

A la suite de cette première réunion, une synthèse des idées partagées et des échanges entre votre entreprise et votre agence de communication éditoriale sera utilement réalisée, sous la forme d’un brief à faire valider par les décisionnaires de votre entreprise. Ce brief servira également de fil conducteur aux collaborateurs de l’agence, en détaillant vos attentes, pour garantir que la campagne soit à la hauteur.

Nul besoin de produire un pavé de 50 pages, les points essentiels suffisent !

  • Votre contexte économique : ce que vous faites, le secteur dans lequel vous évoluez, vos principaux clients et concurrents, vos produits et services phares.
  • Vos objectifs de communication : voulez-vous accroître le trafic sur votre site ? Améliorer votre notoriété ou votre image ? Booster les ventes ?
  • Votre cible ou audience : à qui s’adressent les contenus à produire ? Sur quels médias vont-ils être publiés ? Comment comptez-vous atteindre la cible ?
  • Votre message clé : que désirez-vous que les cibles retiennent ? Quels sont les mots ou émotions auxquels vous souhaitez être associé en tant que marque ?
  • Vos outils de mesure : comment avez-vous l’intention de mesurer les résultats de la campagne marketing ? Quels sont les critères pour déterminer son succès ?
  • Votre calendrier : quels sont les délais de réalisation du projet ? Les grandes étapes pour planifier les actions de communication, et les temps impartis pour chacune ?
  • Votre budget : combien avez-vous l’intention de dépenser ? Avez-vous un budget limite à ne pas dépasser ? Est-il fixe ou évolutif selon vos futurs besoins ?

2. Donnez suffisamment d’information à l’agence

Si votre entreprise dispose d’une charte éditoriale ou charte de langage, transmettez-la à l’agence rédactionnelle pour qu’elle puisse connaître les règles régissant votre stratégie de communication et devant structurer les contenus, sur le plan de l’écriture et de l’organisation des textes. Fournir la charte très tôt dans le processus permet de produire des contenus conformes à vos attentes, et de réduire les délais de livraison comme les allers-retours.

© Kaleidico – Licence Unsplash

Si vous ne possédez pas encore de charte établie, vous pouvez en concevoir une rapidement en vous focalisant sur l’essentiel : votre identité de marque, vos valeurs, vos règles d’écriture, votre style rédactionnel, votre ton, vos mots-clés stratégiques.

De même, si les contenus doivent vanter les mérites de vos produits et services, veillez à ce que votre agence web dispose bien de tous les éléments requis pour leur future rédaction : fiches produits, politique commerciale, caractéristiques techniques, etc.

3. Faites confiance à l’expertise de l’agence

L’avantage de recourir à une agence web est le gain de temps, ainsi que les économies de personnel. En effet, la rédaction de vos contenus web nécessite des compétences, et une certaine disponibilité. Lui confier et déléguer vos textes, infographies ou vidéos permet de vous concentrer sur votre cœur de business, sans devoir réaliser de nouvelles embauches et sans surcharger vos employés actuels avec les contenus à produire.

Pour que ça fonctionne, n’hésitez pas à dire quand vous n’êtes pas du tout d’accord avec les orientations prises par l’agence. Réciproquement, soyez prêt à entendre le point de vue de ces professionnels de la rédaction d’articles, s’ils pensent qu’un de vos choix risque de vous nuire et de vous empêcher d’atteindre les performances espérées.

En outre, si vous avez choisi cette agence-là en particulier, c’est parce que vous avez a priori confiance en son expertise, ou parce que vous êtes impressionné par sa liste de clients, ou parce que vous avez eu des retours positifs d’autres entreprises. Bref, parce que vous estimez que vos contenus sont entre de bonnes mains, avec les professionnels qui la composent. Vous pouvez donc vous reposer sur les conseils apportés pour améliorer le succès de vos contenus en ligne.

4. Suivre de près le travail de l’agence

Faire confiance et déléguer n’est pas synonyme de désintérêt. Au contraire, il est toujours souhaitable (pour les deux parties) qu’un suivi régulier soit mis en place, pour faire le point sur l’avancement de la production de contenus. Choisissez la cadence qui vous convient le mieux : une fois toutes les deux semaines, une fois par mois ou par trimestre, etc.

© Austin Distel – Licence Unsplash

Ces réunions / appels / courriels périodiques ont plusieurs fonctions. D’une part, vous allez conserver un œil attentif sur le projet en évaluant sa bonne avancée au fil du temps, tout en limitant le risque de dépassements budgétaires. A ce titre, pour mieux piloter et contrôler le budget, vous pouvez exiger certains justificatifs (devis et factures).

D’autre part, ce suivi a vocation à réaliser des bilans intermédiaires de la campagne, et à faire les ajustements qui s’imposent en fonction des résultats obtenus. Si vous notez que des contenus fonctionnent mieux que d’autres, ou que certains ne donnent pas vraiment satisfaction, discutez-en durant les prises de contact pour réorienter la production.

5. Cultiver de bonnes relations

Par ailleurs, veiller à une bonne communication entre votre entreprise et votre agence de rédaction web est toujours un atout pour éviter les malentendus et les incompréhensions. Même pour deux équipes travaillant pour une même société, il peut être difficile de collaborer sans une bonne communication ! Alors entre deux sociétés différentes…

© Clay Banks – Licence Unsplash

Pour que la coopération avec votre agence se déroule dans les meilleures conditions, en particulier si vous prévoyez une relation de long terme, il est conseillé de nouer un dialogue fréquent et transparent, de préférence en réduisant les intermédiaires. Consultez toutes les parties prenantes en amont lors de la conception du projet est souhaitable. En revanche, si vous continuez à le faire à chaque prise de décision, cela tournera vite à la cacophonie.

Dans la mesure du possible, choisissez une personne dans l’entreprise comme interlocuteur unique, et demandez la même chose de la part de l’agence SEO. Ce sera plus facile pour établir un rapport de confiance, et pour rester sur la même longueur d’onde.

Visuel d’entête : © CoWomen – Licence Unsplash

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